مدیریت زمان وقتی فهرست کارها هیچ‌وقت تمام نمی‌شود
به‌جای فهرست‌های بلندتر: اولویت‌بندی بر اثر کار، مسدود کردن زمان تمرکز و خلاصه کردن جلسات بی‌نتیجه.
آخر روز فهرستت پر است؛ همه چیز انجام شده و باز هم مهم‌ترین کار مانده برای فردا. این یعنی مشکلِ «کم کار کردن» نیست. مشکل این است که فهرست، اولویت را از تو نمی‌پرسد و تو هم هر روز اول سراغ کارهای آسان می‌روی.
به جای فهرست، سه تا تیک بچین
فهرست بیست‌تایی فقط اضطراب تولید می‌کند. هر صبح، از دل آن فهرست فقط سه کار را بیرون بکش: یکی که اگر هیچ‌کار دیگری نکنی، باز هم ارزشش را دارد؛ یکی که باید امروز تمام شود تا بقیه لنگ نمانند؛ و یکی کوچک که سریع تمام می‌شود و حس پیشرفت می‌دهد. بقیه‌ی فهرست، فردا صبر می‌کنند — این اشکالی ندارد.
برای تمرکز، زمان را قفل کن
کار عمیق در تکه‌تکه‌های بیست دقیقه‌ای جمع نمی‌شود. یک بازه‌ی ۹۰ دقیقه‌ای را در تقویمت قفل کن: گوشی در اتاق دیگر، اعلان‌ها بسته، درب بسته. این کار را با جلسه رفتار کن — چون کسی که سر قرار دیر بیاید، همه از او انتقاد می‌کنند، ولی کسی که وقتش را پرت می‌کند، کسی نمی‌بیندش.
جلسه‌های بی‌نتیجه را کوتاه کن
- قبل از جلسه، یک خط بنویس: «این جلسه باید چه تصمیمی بدهد؟»
- اگر بعد از ده دقیقه به آن تصمیم نزدیک نشدی، جلسه را با یک کار مشخص تمام کن
- جمع‌بندی را همان لحظه بنویس؛ حافظه‌ی بعد از ظهر امانت خوبی نیست
کارهای مهم را در تقویم بگذار، نه در فهرست
فهرست به تو می‌گوید «چه»؛ تقویم می‌گوید «کِی». کاری که فقط در فهرست است، هر روز به فردا موکول می‌شود چون زمانی برایش تصویب نشده. همان مهم‌ترین کار را امروز یک ساعت در تقویم جا بده و مثل جلسه با مدیرعامل با آن رفتار کن: نمی‌شود جابه‌جایش کرد.
تمرین‌های همین مسیر در دوره‌های مهدی رابطی هم پیدا می‌شود — از نویسندگی تا کوچ زندگی، همه با همین منطق جلو می‌روند.